Entretien par compétences : comment le préparer, le conduire et l'évaluer

Qu'est-ce que l'entretien par compétences

Dans l'entretien par compétences, le recruteur demande au candidat de décrire des situations réelles qu'il a vécues et la façon dont il a agi. Au lieu de demander « travaillez-vous bien sous pression ? », il demande « racontez-moi une situation où vous avez dû livrer un travail dans un délai très court : qu'avez-vous fait ? ».

La réponse à une question hypothétique montre ce que le candidat croit être le comportement attendu. Le récit d'une situation concrète montre ce qu'il a réellement fait, avec des détails qui peuvent être approfondis et évalués.

Définissez les compétences du poste

Avant de rédiger la moindre question, définissez avec le manager les compétences indispensables au poste. Choisissez-en peu, de quatre à six, et décrivez chacune en termes de comportements observables. « Communication » est vague ; « explique clairement les procédures à des personnes d'autres services » peut être évalué.

Distinguez les compétences techniques, qui peuvent être évaluées par des tests ou des mises en situation, des compétences comportementales, qui sont au cœur de l'entretien. Toutes doivent être directement liées aux activités du poste.

• Listez les principaux livrables et défis du poste
• Identifiez les comportements qui distinguent une bonne performance sur ces livrables
• Regroupez ces comportements en quatre à six compétences
• Décrivez à quoi correspondraient un niveau faible, adéquat et fort pour chacune

Construisez la trame de questions

Pour chaque compétence, préparez une ou deux questions principales et quelques questions d'approfondissement. La même trame doit être utilisée avec tous les candidats au même poste : c'est la seule façon de comparer les réponses équitablement.

Les questions comportementales commencent généralement par « racontez-moi une situation où… », « donnez un exemple de fois où… » ou « décrivez la dernière fois que… ».

• Travail en équipe : « Racontez-moi une situation où vous n'étiez pas d'accord avec un collègue sur la manière de faire un travail. Comment avez-vous résolu ce désaccord ? »
• Organisation : « Décrivez une période où vous aviez plusieurs demandes avec la même échéance. Comment avez-vous fixé les priorités ? »
• Orientation client : « Donnez un exemple d'un échange difficile avec un client que vous avez géré. Quel a été le résultat ? »
• Apprentissage : « Parlez-moi de quelque chose que vous avez dû apprendre rapidement pour votre travail. Comment vous y êtes-vous pris ? »
• Approfondissement : « Qu'avez-vous fait exactement ? », « Qui d'autre était impliqué ? », « Que feriez-vous différemment aujourd'hui ? »

Conduisez l'entretien avec la méthode STAR

La méthode STAR structure le récit en quatre parties : Situation, Tâche, Action et Résultat (de l'anglais situation, task, action, result). Elle aide le recruteur à vérifier que la réponse est complète et à poser les bonnes questions d'approfondissement.

Soyez attentif aux réponses au pluriel (« nous avons fait ») ou générales (« je fais toujours comme ça »). Demandez l'exemple concret et le rôle individuel du candidat. Notez les faits rapportés pendant l'entretien, et pas seulement votre impression.

• Situation : quel était le contexte ?
• Tâche : quelle était la responsabilité ou l'objectif du candidat ?
• Action : qu'a-t-il fait concrètement, et pourquoi ?
• Résultat : que s'est-il passé et qu'en a-t-il retenu ?

Évaluez avec une échelle définie

Utilisez une échelle décrivant chaque niveau, par exemple de 1 à 4 : 1 – n'a pas démontré la compétence ; 2 – l'a démontrée partiellement ; 3 – l'a démontrée de façon adéquate pour le poste ; 4 – l'a démontrée au-delà des attentes, avec des exemples solides. Les descriptions doivent être rédigées pour chaque compétence avant les entretiens.

Attribuez la note de chaque compétence juste après l'entretien, sur la base des éléments notés. Lorsqu'il y a plusieurs recruteurs, chacun évalue de manière indépendante avant la discussion commune. Cela évite que l'avis de celui qui parle en premier n'influence les autres.

Méfiez-vous des biais

Tout recruteur est exposé à des biais, c'est-à-dire des raccourcis de jugement qui faussent l'évaluation. La trame standardisée, les notes et l'échelle définie en réduisent les effets, mais il est important de les connaître.

• Effet de halo : une caractéristique positive, comme une bonne communication, influence l'évaluation des autres compétences
• Première impression : la décision est prise dans les premières minutes et le reste de l'entretien ne fait que la confirmer
• Affinité : tendance à mieux évaluer les personnes dont le parcours, les goûts ou l'origine ressemblent à ceux du recruteur
• Contraste : le candidat est comparé au précédent plutôt qu'aux critères du poste
• Confirmation : le recruteur ne recherche que les informations qui confirment son hypothèse de départ

Les questions à ne pas poser

La loi 9.029/1995 interdit toute pratique discriminatoire et limitative en matière d'accès à l'emploi, ou de maintien dans l'emploi, en raison du sexe, de l'origine, de la race, de la couleur, de la situation matrimoniale, de la situation familiale, du handicap, de la réadaptation professionnelle ou de l'âge, entre autres (article 1). L'article 2, I, érige en infraction pénale le fait d'exiger un test, un examen, une expertise, un rapport, un certificat, une déclaration ou toute autre procédure relative à la stérilisation ou à l'état de grossesse.

L'article 373-A de la CLT interdit également de refuser un emploi en raison du sexe, de l'âge, de la couleur, de la situation familiale ou de l'état de grossesse, sauf lorsque la nature de l'activité est notoirement et publiquement incompatible. Et la loi 13.146/2015 (article 34, § 3) interdit la discrimination envers les personnes handicapées lors des étapes de recrutement, de sélection et d'embauche, ainsi que l'exigence d'une aptitude totale.

En pratique, retirez de la trame les questions sur les projets d'enfant, la grossesse, la situation matrimoniale, la religion, l'orientation sexuelle, les opinions politiques, l'appartenance syndicale ou l'état de santé sans lien avec les exigences du poste. S'il faut vérifier une condition liée au travail, comme la disponibilité pour un planning en roulement, posez la question de la même façon à tous les candidats et uniquement sur l'exigence elle-même.

Protégez les données des candidats

Les CV, notes d'entretien et évaluations sont des données personnelles protégées par la Loi générale sur la protection des données (loi 13.709/2018). Le traitement doit avoir une finalité définie et se limiter au minimum nécessaire (article 6, I et III). Les données relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses, aux opinions politiques, à l'appartenance syndicale, à la santé, à la vie sexuelle, ainsi que les données génétiques ou biométriques sont des données personnelles sensibles (article 5, II) et ne doivent pas être collectées sans nécessité.

Ne consignez dans vos notes que ce qui concerne les compétences évaluées, limitez l'accès aux personnes qui participent au processus et définissez la durée de conservation des données des candidats non retenus. Le candidat est la personne concernée par les données et dispose des droits prévus à l'article 18 de la loi, comme l'accès et la rectification.

Check-list de l'entretien par compétences

• Compétences du poste définies avec le manager et décrites en comportements
• Une trame unique pour tous les candidats au poste
• Une échelle d'évaluation décrivant chaque niveau
• Des notes sur les faits rapportés, organisées selon la méthode STAR
• Des notes attribuées juste après l'entretien, de façon indépendante
• Une trame relue pour supprimer les questions discriminatoires
• Des données de candidats conservées avec un accès restreint et une durée définie