Embauche de salariés au Brésil : documents, examen médical d'embauche et eSocial

L'ordre des étapes compte

Chaque étape de l'embauche dépend de la précédente. Sans documents vérifiés, pas de données fiables pour le registre. Sans examen d'embauche, le salarié ne peut pas prendre son poste. Et sans transmission des informations à l'eSocial dans les délais, l'entreprise n'est pas en conformité avec les règles du système. Une séquence type est la suivante :

• 1. Validation du candidat et formalisation de l'offre
• 2. Réception et vérification des documents
• 3. Examen médical d'embauche et délivrance de l'ASO
• 4. Inscription au registre du personnel et transmission de l'événement S-2200 à l'eSocial
• 5. Signature du contrat et intégration le premier jour

Documents du candidat

Chaque entreprise définit sa propre liste, mais l'embauche requiert en général des documents qui identifient le salarié et justifient les données nécessaires au registre et à l'eSocial. Vérifiez chaque document avec attention : un CPF (numéro d'identification fiscale individuel) ou une date de naissance erronés se répercutent sur la paie et sur toutes les autres obligations.

Ne demandez que le nécessaire. La Loi générale brésilienne sur la protection des données (Loi 13.709/2018) impose de limiter la collecte au strict nécessaire au regard de la finalité (article 6, III), et la Loi 9.029/1995 interdit d'exiger un test, un examen, un rapport, un certificat ou une déclaration relatifs à la stérilisation ou à l'état de grossesse (article 2, I).

• Pièce d'identité et CPF
• Carnet de travail (papier ou numérique)
• Justificatif de domicile
• Informations sur les personnes à charge, le cas échéant
• Coordonnées bancaires pour le versement du salaire
• Justificatifs de diplômes et d'inscription professionnelle, lorsque la fonction l'exige

Examen médical d'embauche (NR-7)

La NR-7, qui encadre le Programme de contrôle médical de la santé au travail (PCMSO), range l'examen d'embauche parmi les examens obligatoires (point 7.5.6) et prévoit, en son point 7.5.8, alinéa I, qu'il soit réalisé avant la prise de poste du salarié. Le résultat est consigné dans le Certificat de santé au travail (ASO).

Programmez l'examen dès la validation du candidat afin de ne pas retarder la date de prise de poste. Les examens complémentaires, lorsque le PCMSO les prévoit pour la fonction, doivent également être pris en compte dans la planification.

Inscription au registre du personnel

L'article 41 de la CLT dispose que, dans toutes les activités, l'employeur est tenu d'inscrire ses salariés au registre. L'article 47 prévoit une amende de 3 000,00 R$ par salarié non déclaré, majorée du même montant à chaque récidive.

Le registre doit refléter fidèlement les termes du contrat : poste, salaire, durée du travail, date d'embauche et autres conditions. Ces mêmes données alimentent l'eSocial et, à partir de celui-ci, le Carnet de travail numérique du salarié.

Carnet de travail numérique

L'article 29 de la CLT, dans sa rédaction issue de la Loi 13.874/2019, accorde à l'employeur un délai de cinq jours ouvrables pour effectuer les mentions dans le Carnet de travail (CTPS) des salariés qu'il embauche. Avec le Carnet de travail numérique, réglementé par l'Arrêté 1.065/2019, ces mentions sont désormais effectuées à partir des informations transmises à l'eSocial.

Selon le portail de l'eSocial, il n'existe pas de procédure distincte pour les mentions dans la CTPS numérique : celle-ci est alimentée par les données de l'eSocial, et l'employeur est dispensé de remplir la CTPS papier pour les nouveaux événements. La qualité des informations transmises à l'eSocial devient donc la qualité même des mentions portées dans le carnet du salarié.

Transmission de l'événement S-2200 à l'eSocial

L'embauche est déclarée à l'eSocial au moyen de l'événement S-2200 (enregistrement initial du lien d'emploi et embauche/entrée du salarié). Selon le Manuel d'orientation de l'eSocial (MOS), l'événement doit être transmis au plus tard la veille du début de la prestation de travail.

Lorsque l'entreprise ne dispose pas encore de toutes les données du salarié, le MOS permet de transmettre d'abord l'événement S-2190 (enregistrement préliminaire), dans le même délai, puis de compléter les informations ultérieurement, dans le délai prévu par le manuel. Les délais peuvent varier d'une version du MOS à l'autre : vérifiez toujours la version en vigueur sur le portail officiel de l'eSocial.

Vérifier les données avant la transmission évite des rectifications et des incohérences dans les obligations ultérieures, comme la paie et le FGTS (Fonds de garantie du temps de service).

Contrat de travail et intégration

Formalisez le contrat de travail avec les conditions convenues et remettez les politiques internes applicables. En cas de contrat à l'essai, respectez la limite prévue au paragraphe unique de l'article 445 de la CLT : il ne peut excéder 90 jours.

Organisez l'intégration du premier jour : présentation de l'équipe, accès aux systèmes, remise des équipements et consignes de sécurité. Une embauche bien menée améliore l'expérience du nouveau collaborateur dès le départ et réduit les départs précoces.

Erreurs fréquentes lors de l'embauche

Une bonne partie des problèmes de gestion administrative du personnel naît à l'embauche et n'apparaît que des mois plus tard, lors de la paie, des congés ou de la rupture du contrat. Revoir les points ci-dessous avant de finaliser le processus évite des reprises et des rectifications dans l'eSocial.

• Laisser le salarié commencer avant l'examen d'embauche
• Transmettre le S-2200 après le début de la prestation de travail
• Enregistrer des données personnelles divergentes des documents
• Déclarer un poste, un salaire ou une durée du travail différents du contrat signé
• Exiger des documents ou des examens interdits par la loi, comme ceux relatifs à la grossesse

Check-list finale de l'embauche

• Documents reçus et vérifiés
• ASO d'embauche délivré avant la prise de poste
• Inscription au registre du personnel effectuée
• Événement S-2200 (ou S-2190) transmis à l'eSocial dans les délais
• Contrat signé et politiques internes remises
• Données vérifiées pour la première paie