Indicadores de recrutamento e seleção: o que medir para melhorar

Por que medir o recrutamento

O recrutamento costuma ser avaliado apenas pelo resultado final: a vaga foi ou não preenchida. Mas é nas etapas intermediárias que estão as respostas para as perguntas mais importantes. Por que a vaga demorou? Em que etapa os candidatos desistiram? O canal mais caro é o que traz os melhores profissionais?

Um conjunto pequeno de indicadores, acompanhado com regularidade, responde a essas perguntas. O segredo não é medir tudo, e sim medir sempre do mesmo jeito, para que os números possam ser comparados ao longo do tempo.

Tempo de preenchimento da vaga

Mede os dias corridos entre a abertura da vaga e a aceitação da proposta pelo candidato. É o indicador mais usado para avaliar a agilidade do processo.

Acompanhe por tipo de vaga: médias gerais escondem gargalos específicos. Uma vaga operacional e uma vaga técnica especializada têm prazos naturalmente diferentes, e misturá-las na mesma média distorce a análise.

Tempo por etapa

Decompor o tempo de preenchimento por etapa (divulgação, triagem, entrevistas, decisão do gestor, proposta) mostra onde o processo para. Em muitos casos, o maior atraso não está na busca de candidatos, mas na agenda das entrevistas ou na demora da decisão final.

Registre a data de entrada e de saída de cada etapa. Com esses dados, fica simples identificar o gargalo e combinar prazos com as áreas envolvidas.

Custo por contratação

Soma os gastos do processo (anúncios, ferramentas, horas da equipe, serviços de terceiros, deslocamentos) e divide pelo número de contratações no período. Serve para comparar canais e decidir onde investir.

Separe custos fixos, como ferramentas e equipe interna, de custos variáveis, como anúncios pagos. Assim, fica mais fácil entender o efeito de cada decisão sobre o custo total.

Taxa de aceite de proposta

É o número de propostas aceitas dividido pelo número de propostas feitas, multiplicado por 100. Uma taxa baixa costuma indicar desalinhamento entre o que é apresentado no processo e a proposta final, seja em salário, benefícios, jornada ou local de trabalho.

Quando um candidato recusa, registre o motivo. Com o tempo, esses registros mostram padrões que permitem ajustar a proposta ou a forma de apresentar a vaga.

Taxa de turnover

Uma fórmula usual nas empresas é: ((admissões + desligamentos) ÷ 2) ÷ efetivo médio do período × 100. Calcule mensalmente e acompanhe a tendência, não apenas o número isolado.

Para referência de mercado, o DIEESE calcula a taxa de rotatividade do mercado formal brasileiro com outra metodologia: divide o menor valor entre admitidos e desligados no ano pelo estoque médio de empregos. Na versão descontada, que exclui desligamentos por decisão do trabalhador (pedidos de demissão, aposentadorias, mortes e transferências), o estudo do DIEESE publicado em 2016 registrou 43,1% para os vínculos celetistas em 2014. Como as metodologias são diferentes, compare a sua empresa com ela mesma ao longo do tempo antes de compará-la com o mercado.

Turnover nos primeiros meses

Acompanhe separadamente os desligamentos que ocorrem nos primeiros meses de casa. Eles costumam indicar falhas na seleção, na descrição da vaga ou na integração.

Um recorte útil é o período de experiência: pela CLT (art. 445, parágrafo único), o contrato de experiência não pode exceder 90 dias. Medir quantos contratados permanecem após esse período ajuda a avaliar se o processo seletivo está escolhendo bem.

Qualidade da contratação

Não há fórmula única. Muitas empresas combinam a avaliação do gestor após o período de experiência, a permanência e o desempenho inicial. Defina os critérios antes e aplique sempre da mesma forma.

• Satisfação do gestor com a contratação
• Aprovação no período de experiência
• Permanência após 6 e 12 meses
• Desempenho nas primeiras avaliações formais

Origem dos candidatos

Registre por qual canal cada candidato chegou: indicação, anúncios, redes sociais, banco de currículos ou outros. Cruzando a origem com a qualidade da contratação e com o custo, a empresa descobre quais canais realmente trazem bons profissionais e onde vale investir mais.

Exemplo de cálculo

Para ilustrar, considere uma empresa hipotética com efetivo médio de 200 pessoas no mês, 10 admissões e 6 desligamentos. Pela fórmula usual, o turnover do mês é ((10 + 6) ÷ 2) ÷ 200 × 100 = 4%.

No mesmo mês, essa empresa fez 12 propostas e teve 9 aceites: a taxa de aceite é 9 ÷ 12 × 100 = 75%. Se o processo custou R$ 15.000,00 e resultou em 10 contratações, o custo por contratação é R$ 1.500,00. Os números são apenas um exemplo: o valor está em acompanhar a evolução mês a mês e entender as causas das variações.

Um indicador isolado raramente explica um problema. Um tempo de preenchimento alto acompanhado de baixa taxa de aceite, por exemplo, sugere revisar a proposta; o mesmo tempo alto com poucos candidatos na triagem sugere revisar os canais de divulgação.

Como usar os números

Reúna os indicadores em um painel mensal e discuta com as áreas solicitantes. A conversa baseada em dados sai da opinião e leva a ajustes concretos no perfil, nos canais e nas etapas.

Use dados agregados nos relatórios. Informações individuais de candidatos são dados pessoais protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) e devem ficar restritas às pessoas que conduzem o processo.

• Defina as fórmulas por escrito e não as altere sem registrar a mudança
• Separe os indicadores por tipo de vaga e por área
• Compare cada mês com a média dos meses anteriores
• Transforme cada desvio relevante em uma ação com responsável e prazo