Por qué medir el reclutamiento
El reclutamiento suele evaluarse solo por el resultado final: si la vacante se cubrió o no. Pero es en las etapas intermedias donde están las respuestas a las preguntas más importantes. ¿Por qué tardó la vacante? ¿En qué etapa desistieron los candidatos? ¿El canal más caro es el que trae a los mejores profesionales?
Un conjunto reducido de indicadores, con seguimiento regular, responde a estas preguntas. La clave no es medirlo todo, sino medir siempre de la misma manera, para que los números puedan compararse a lo largo del tiempo.
Tiempo de cobertura de la vacante
Mide los días naturales entre la apertura de la vacante y la aceptación de la propuesta por parte del candidato. Es el indicador más utilizado para evaluar la agilidad del proceso.
Haga el seguimiento por tipo de vacante: los promedios generales ocultan cuellos de botella específicos. Una vacante operativa y una vacante técnica especializada tienen plazos naturalmente distintos, y mezclarlas en el mismo promedio distorsiona el análisis.
Tiempo por etapa
Desglosar el tiempo de cobertura por etapa (difusión, preselección, entrevistas, decisión del gerente, propuesta) muestra dónde se detiene el proceso. En muchos casos, el mayor retraso no está en la búsqueda de candidatos, sino en la agenda de las entrevistas o en la demora de la decisión final.
Registre la fecha de entrada y de salida de cada etapa. Con estos datos, resulta sencillo identificar el cuello de botella y acordar plazos con las áreas involucradas.
Costo por contratación
Suma los gastos del proceso (anuncios, herramientas, horas del equipo, servicios de terceros, desplazamientos) y los divide por el número de contrataciones del período. Sirve para comparar canales y decidir dónde invertir.
Separe los costos fijos, como las herramientas y el equipo interno, de los costos variables, como los anuncios pagados. Así es más fácil entender el efecto de cada decisión sobre el costo total.
Tasa de aceptación de propuestas
Es el número de propuestas aceptadas dividido por el número de propuestas realizadas, multiplicado por 100. Una tasa baja suele indicar un desajuste entre lo que se presenta en el proceso y la propuesta final, ya sea en salario, beneficios, jornada o lugar de trabajo.
Cuando un candidato rechaza la propuesta, registre el motivo. Con el tiempo, estos registros revelan patrones que permiten ajustar la propuesta o la forma de presentar la vacante.
Tasa de rotación
Una fórmula habitual en las empresas es: ((contrataciones + desvinculaciones) ÷ 2) ÷ plantilla media del período × 100. Calcúlela mensualmente y siga la tendencia, no solo el número aislado.
Como referencia de mercado, el DIEESE (Departamento Intersindical de Estadística y Estudios Socioeconómicos de Brasil) calcula la tasa de rotación del mercado formal brasileño con otra metodología: divide el menor valor entre contratados y desvinculados en el año por el stock medio de empleos. En la versión descontada, que excluye las desvinculaciones por decisión del trabajador (renuncias, jubilaciones, fallecimientos y traslados), el estudio del DIEESE publicado en 2016 registró un 43,1% para los vínculos regidos por la CLT en 2014. Como las metodologías son distintas, compare su empresa consigo misma a lo largo del tiempo antes de compararla con el mercado.
Rotación en los primeros meses
Haga un seguimiento por separado de las desvinculaciones que ocurren en los primeros meses en la empresa. Suelen indicar fallas en la selección, en la descripción de la vacante o en la integración.
Un corte útil es el período de prueba: según la CLT (art. 445, párrafo único), el contrato de prueba no puede superar los 90 días. Medir cuántos contratados permanecen después de este período ayuda a evaluar si el proceso de selección está eligiendo bien.
Calidad de la contratación
No existe una fórmula única. Muchas empresas combinan la evaluación del gerente al final del período de prueba, la permanencia y el desempeño inicial. Defina los criterios con antelación y aplíquelos siempre de la misma forma.
- Satisfacción del gerente con la contratación
- Aprobación del período de prueba
- Permanencia a los 6 y 12 meses
- Desempeño en las primeras evaluaciones formales
Origen de los candidatos
Registre por qué canal llegó cada candidato: recomendación, anuncios, redes sociales, banco de currículums u otros. Cruzando el origen con la calidad de la contratación y con el costo, la empresa descubre qué canales realmente aportan buenos profesionales y dónde vale la pena invertir más.
Ejemplo de cálculo
Para ilustrarlo, considere una empresa hipotética con una plantilla media de 200 personas en el mes, 10 contrataciones y 6 desvinculaciones. Según la fórmula habitual, la rotación del mes es ((10 + 6) ÷ 2) ÷ 200 × 100 = 4%.
En el mismo mes, esta empresa realizó 12 propuestas y obtuvo 9 aceptaciones: la tasa de aceptación es 9 ÷ 12 × 100 = 75%. Si el proceso costó R$ 15.000,00 y resultó en 10 contrataciones, el costo por contratación es de R$ 1.500,00. Los números son solo un ejemplo: el valor está en seguir la evolución mes a mes y entender las causas de las variaciones.
Un indicador aislado rara vez explica un problema. Un tiempo de cobertura alto acompañado de una baja tasa de aceptación, por ejemplo, sugiere revisar la propuesta; el mismo tiempo alto con pocos candidatos en la preselección sugiere revisar los canales de difusión.
Cómo utilizar los números
Reúna los indicadores en un panel mensual y analícelos con las áreas solicitantes. La conversación basada en datos deja atrás las opiniones y conduce a ajustes concretos en el perfil, los canales y las etapas.
Utilice datos agregados en los informes. La información individual de los candidatos son datos personales protegidos por la Ley General de Protección de Datos de Brasil (Ley 13.709/2018) y debe quedar restringida a las personas que conducen el proceso.
- Defina las fórmulas por escrito y no las modifique sin registrar el cambio
- Separe los indicadores por tipo de vacante y por área
- Compare cada mes con el promedio de los meses anteriores
- Convierta cada desviación relevante en una acción con responsable y plazo
Las fórmulas presentadas son referencias habituales del mercado y pueden adaptarse a la realidad de cada empresa.
Fuentes oficiales
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empezar si la empresa no mide nada?
Empiece por el tiempo de cobertura y la rotación de los primeros meses: requieren pocos datos y ya indican dónde investigar.
¿Existe una tasa de rotación considerada normal?
Depende del sector, del tipo de vacante y de la metodología de cálculo. Como referencia del mercado formal, el DIEESE registró una rotación descontada del 43,1% para los vínculos regidos por la CLT en 2014, con metodología propia. Lo más útil es seguir la evolución de su propia tasa.
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