Admissão de funcionários: documentos, exame admissional e eSocial

A ordem das etapas importa

Cada etapa da admissão depende da anterior. Sem os documentos conferidos, não há dados confiáveis para o registro. Sem o exame admissional, o trabalhador não pode assumir suas atividades. E sem o envio das informações ao eSocial no prazo, a empresa fica em desacordo com as regras do sistema. Uma sequência típica é a seguinte:

• 1. Aprovação do candidato e formalização da proposta
• 2. Recebimento e conferência dos documentos
• 3. Exame médico admissional e emissão do ASO
• 4. Registro do empregado e envio do evento S-2200 ao eSocial
• 5. Assinatura do contrato e integração no primeiro dia

Documentos do candidato

Cada empresa define sua lista, mas, em geral, a admissão pede documentos que identifiquem o trabalhador e comprovem os dados cadastrais necessários ao registro e ao eSocial. Confira cada documento com atenção: um CPF ou uma data de nascimento incorretos se propagam para a folha de pagamento e para as demais obrigações.

Peça apenas o que é necessário. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) orienta a limitar a coleta ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III), e a Lei 9.029/1995 proíbe exigir teste, exame, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou ao estado de gravidez (art. 2º, I).

• Documento de identificação e CPF
• Carteira de Trabalho (física ou digital)
• Comprovante de residência
• Dados de dependentes, quando houver
• Dados bancários para pagamento
• Comprovantes de escolaridade e registro profissional, quando a função exigir

Exame médico admissional (NR-7)

A NR-7, que trata do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), lista o exame admissional entre os exames obrigatórios (item 7.5.6) e determina, no item 7.5.8, inciso I, que ele seja realizado antes que o empregado assuma suas atividades. O resultado é registrado no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

Agende o exame logo após a aprovação do candidato para não atrasar a data de início. Os exames complementares, quando previstos no PCMSO para a função, também precisam ser considerados no planejamento.

Registro do empregado

O art. 41 da CLT estabelece que, em todas as atividades, é obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores. O art. 47 prevê multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescida de igual valor em cada reincidência.

O registro deve refletir com exatidão os dados do contrato: cargo, salário, jornada, data de admissão e demais condições. Esses mesmos dados alimentam o eSocial e, a partir dele, a Carteira de Trabalho Digital do trabalhador.

Carteira de Trabalho Digital

O art. 29 da CLT, com a redação da Lei 13.874/2019, dá ao empregador o prazo de cinco dias úteis para anotar a CTPS dos trabalhadores que admitir. Com a Carteira de Trabalho Digital, regulamentada pela Portaria 1.065/2019, essas anotações passaram a ser feitas a partir das informações enviadas ao eSocial.

Segundo o portal do eSocial, não existe um procedimento separado de anotação da CTPS Digital: ela é alimentada com os dados do eSocial, e o empregador está dispensado de anotar a CTPS em papel para os novos fatos. Por isso, a qualidade das informações enviadas ao eSocial passa a ser a própria qualidade do registro na carteira do trabalhador.

Envio do evento S-2200 ao eSocial

A admissão é informada ao eSocial pelo evento S-2200 (cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador). Pelas regras do Manual de Orientação do eSocial (MOS), o evento deve ser enviado até o dia imediatamente anterior ao início da prestação do serviço.

Quando a empresa ainda não tem todos os dados do trabalhador, o MOS permite enviar antes o evento S-2190 (registro preliminar), no mesmo prazo, e complementar as informações depois, dentro do prazo previsto no manual. Os prazos podem mudar entre versões do MOS: confirme sempre a versão vigente no portal oficial do eSocial.

Conferir os dados antes do envio evita retificações e inconsistências em obrigações posteriores, como a folha de pagamento e o FGTS.

Contrato de trabalho e integração

Formalize o contrato de trabalho com as condições acordadas e entregue as políticas internas aplicáveis. Se houver contrato de experiência, observe o limite do art. 445, parágrafo único, da CLT: ele não pode exceder 90 dias.

Organize a integração do primeiro dia: apresentação da equipe, acesso aos sistemas, entrega de equipamentos e orientações de segurança. Uma admissão bem conduzida melhora a experiência do novo colaborador desde o início e reduz desligamentos precoces.

Erros comuns na admissão

Boa parte dos problemas de departamento pessoal nasce na admissão e só aparece meses depois, na folha de pagamento, nas férias ou na rescisão. Revisar os pontos abaixo antes de concluir o processo evita retrabalho e retificações no eSocial.

• Permitir que o trabalhador comece antes do exame admissional
• Enviar o S-2200 depois do início da prestação do serviço
• Cadastrar dados pessoais divergentes dos documentos
• Informar cargo, salário ou jornada diferentes do contrato assinado
• Exigir documentos ou exames que a lei proíbe, como os relativos à gravidez

Checklist final da admissão

• Documentos recebidos e conferidos
• ASO admissional emitido antes do início das atividades
• Registro do empregado concluído
• Evento S-2200 (ou S-2190) enviado ao eSocial no prazo
• Contrato assinado e políticas internas entregues
• Dados conferidos para a primeira folha de pagamento