Contratación de empleados en Brasil: documentos, examen de ingreso y eSocial

El orden de las etapas importa

Cada etapa de la contratación depende de la anterior. Sin los documentos verificados, no hay datos fiables para el registro. Sin el examen de ingreso, el trabajador no puede asumir sus actividades. Y sin el envío de la información al eSocial dentro del plazo, la empresa incumple las reglas del sistema. Una secuencia típica es la siguiente:

• 1. Aprobación del candidato y formalización de la propuesta
• 2. Recepción y verificación de los documentos
• 3. Examen médico de ingreso y emisión del ASO
• 4. Registro del empleado y envío del evento S-2200 al eSocial
• 5. Firma del contrato e integración el primer día

Documentos del candidato

Cada empresa define su lista, pero, en general, la contratación requiere documentos que identifiquen al trabajador y acrediten los datos necesarios para el registro y el eSocial. Verifique cada documento con atención: un CPF (número de contribuyente individual) o una fecha de nacimiento incorrectos se propagan a la nómina y a las demás obligaciones.

Solicite solo lo necesario. La Ley General de Protección de Datos de Brasil (Ley 13.709/2018) orienta a limitar la recopilación al mínimo necesario para la finalidad (art. 6º, III), y la Ley 9.029/1995 prohíbe exigir pruebas, exámenes, informes, certificados o declaraciones relativos a la esterilización o al estado de embarazo (art. 2º, I).

• Documento de identidad y CPF
• Libreta de Trabajo (física o digital)
• Comprobante de domicilio
• Datos de los dependientes, cuando corresponda
• Datos bancarios para el pago
• Comprobantes de estudios y de registro profesional, cuando la función lo exija

Examen médico de ingreso (NR-7)

La NR-7, que regula el Programa de Control Médico de Salud Ocupacional (PCMSO), incluye el examen de ingreso entre los exámenes obligatorios (ítem 7.5.6) y determina, en el ítem 7.5.8, inciso I, que se realice antes de que el empleado asuma sus actividades. El resultado se registra en el Certificado de Salud Ocupacional (ASO).

Programe el examen inmediatamente después de la aprobación del candidato para no retrasar la fecha de inicio. Los exámenes complementarios, cuando el PCMSO los prevea para la función, también deben considerarse en la planificación.

Registro del empleado

El art. 41 de la CLT establece que, en todas las actividades, el empleador está obligado a registrar a sus trabajadores. El art. 47 prevé una multa de R$ 3.000,00 por empleado no registrado, más el mismo importe en cada reincidencia.

El registro debe reflejar con exactitud los datos del contrato: cargo, salario, jornada, fecha de ingreso y demás condiciones. Estos mismos datos alimentan el eSocial y, a partir de él, la Libreta de Trabajo Digital del trabajador.

Libreta de Trabajo Digital

El art. 29 de la CLT, con la redacción de la Ley 13.874/2019, otorga al empleador un plazo de cinco días hábiles para realizar las anotaciones en la Libreta de Trabajo (CTPS) de los trabajadores que contrate. Con la Libreta de Trabajo Digital, regulada por la Ordenanza 1.065/2019, estas anotaciones pasaron a realizarse a partir de la información enviada al eSocial.

Según el portal del eSocial, no existe un procedimiento separado de anotación en la CTPS Digital: se alimenta con los datos del eSocial, y el empleador queda dispensado de anotar la CTPS en papel para los nuevos hechos. Por ello, la calidad de la información enviada al eSocial pasa a ser la propia calidad del registro en la libreta del trabajador.

Envío del evento S-2200 al eSocial

La contratación se informa al eSocial mediante el evento S-2200 (registro inicial del vínculo y contratación/ingreso del trabajador). Según el Manual de Orientación del eSocial (MOS), el evento debe enviarse a más tardar el día inmediatamente anterior al inicio de la prestación del servicio.

Cuando la empresa aún no dispone de todos los datos del trabajador, el MOS permite enviar primero el evento S-2190 (registro preliminar), en el mismo plazo, y completar la información después, dentro del plazo previsto en el manual. Los plazos pueden cambiar entre versiones del MOS: confirme siempre la versión vigente en el portal oficial del eSocial.

Verificar los datos antes del envío evita rectificaciones e inconsistencias en obligaciones posteriores, como la nómina y el FGTS (Fondo de Garantía por Tiempo de Servicio).

Contrato de trabajo e integración

Formalice el contrato de trabajo con las condiciones acordadas y entregue las políticas internas aplicables. Si hay contrato de prueba, observe el límite del art. 445, párrafo único, de la CLT: no puede superar los 90 días.

Organice la integración del primer día: presentación del equipo, acceso a los sistemas, entrega de equipos y orientaciones de seguridad. Una contratación bien gestionada mejora la experiencia del nuevo colaborador desde el principio y reduce las desvinculaciones tempranas.

Errores comunes en la contratación

Buena parte de los problemas de administración de personal nace en la contratación y solo aparece meses después, en la nómina, en las vacaciones o en la desvinculación. Revisar los puntos siguientes antes de concluir el proceso evita retrabajo y rectificaciones en el eSocial.

• Permitir que el trabajador comience antes del examen de ingreso
• Enviar el S-2200 después del inicio de la prestación del servicio
• Registrar datos personales que no coinciden con los documentos
• Informar un cargo, salario o jornada distintos de los del contrato firmado
• Exigir documentos o exámenes que la ley prohíbe, como los relativos al embarazo

Lista de verificación final de la contratación

• Documentos recibidos y verificados
• ASO de ingreso emitido antes del inicio de las actividades
• Registro del empleado concluido
• Evento S-2200 (o S-2190) enviado al eSocial dentro del plazo
• Contrato firmado y políticas internas entregadas
• Datos verificados para la primera nómina